MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS (MANAJEMEN REKOD)

Rekod (records) adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping (byproduct) kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut.  Salah satu definisi rekod berbunyi sebagai berikut:

“All recorded information, regardless of media or characteristics, made or received and maintained by an organization or institution in pursuance of its legal obligation or in transaction of its business.”  (Semua informasi terekam, apapun media atau karakteristiknya, yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi atau lembaga/instansi dalam menjalankan kewajibannya menurut hukum atau pelaksanaan kegiatan bisnisnya)

Ditinjau dari bentuk atau format fisiknya rekod bisa berbentuk lembar kertas diisi dengan tulisan tangan,  teks yang diketik, dicetak, print-out, gambar, cetak biru, peta, foto, rekaman audio dan video, film, mikrofilm, pita magnetik, dan dokumen elektronik.

Rekod merupakan alat dasar manajemen.  Manajemen adalah: “the process of using an organization’s resources to achieve specific goals through the functions of  planning, organizing, leading and controlling.” Fungsi dasar manajemen adalah: membuat rencana, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi.  Untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat.   Seperti sudah dikemukakan di atas, rekod tercipta sebagai hasil samping suatu kegiatan, maka mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang sedang dilakukan atau pernah dilakukan suatu organisasi.   Informasi ini bisa berupa informasi tentang kegiatan pokok organisasi maupun kegiatan penunjang, misalnya informasi tentang proses dan hasil produksi, pemasaran, pembiayaan, aset perusahaan, kepegawaian, dlsb.  Data dan informasi ini sangat penting bagi manajemen perusahaan, sebab dapat digunakan untuk berbagai keperluan:  untuk pengetahuan, perkiraan, pertimbangan, dan pengambilan keputusan. Keputusan lazimnya hasil akhir dari pemilihan antara beberapa alternatif, dan selalu diupayakan agar alternatif yang dipilih adalah yang paling kecil risikonya tetapi paling besar keuntungan atau manfaatnya.  Dengan sendirinya keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan harus didasarkan atas informasi yang tepat dan lengkap yang dapat diperoleh dari rekod yang relevan.  Sebagai contoh, manajer produksi pada suatu perusahaan  mempunyai tugas pokok a.l. perencanaan dan pengendalian produksi.  Untuk menyusun rencana produksi yang efektif diperlukan data dan informasi tentang misalnya biaya produksi, baik biaya untuk tenaga kerja, bahan baku dan penunjang, biaya peralatan, perawatan, dan sebagainya.  Dalam perencanaan produksi harus diusahakan agar produksi berlangsung dengan efisien dan ekonomis.  Maka dibutuhkan informasi yang dapat diandalkan mengenai semua unsur biaya operasi seperti sumber daya manusia, modal, bahan, mesin. 
Contoh lain ialah  bidang kepegawaian.  Manajer bagian kepegawaian atau sumber daya manusia dalam rangka perencanaan dan distribusi sumber daya manusia, kebijaksanaan seperti kepangkatan, penggajian, dan remunerasi lain, memerlukan rekod berisi data lengkap dan akurat.  Demikian pula pada tahap pengawasan .  Pemeriksaan keuangan (audit) bertujuan untuk meneliti data perhitungan keuangan untuk menilai administrasi akunting dan mengadakan evaluasi terhadap praktek manajemen serta hasilnya. Rekod berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan untuk melakukan pengawasan.  Sedangkan lewat pengawasan keuangan para manajer dapat mengarahkan pengeluaran biaya sebijaksana mungkin.
Contoh-contoh diatas menunjukkan bahwa rekod yang lengkap dan tertata dengan baik  sangat vital bagi manajemen.  Oleh sebab itu ada berbagai perumpamaan yang menggambarkan betapa pentingnya rekod, misalnya: “Rekod adalah bagaikan minyak pelumas roda organisasi”.

Rekod berfungsi sebagai ‘memori’ suatu perusahaan.  Rekod mendokumentasikan informasi yang diperlukan untuk kegiatan operasional suatu perusahaan.  Misalnya:   kebijaksanaan manajemen dikembangkan dan direkam untuk memberikan garis besar haluan pelaksanaan bisnis.  Setiap departemen (misalnya, keuangan, pemasaran, akuntansi, dan sumber daya manusia) melandaskan seluruh metode operasionalnya pada rekod.  Biasanya rekod digunakan dan disimpan karena rekod tersebut memiliki satu atau lebih nilai guna bagi perusahaan:

1. Nilai administratif.

Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan.  Contoh:  Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.

2. Nilai fiskal. 

Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang.  Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak.  Contoh:  surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.

3. Nilai hukum. 

Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis.  Contoh:  kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, serifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.

4. Nilai historis. 

Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun.  Notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi.  Di samping itu, nilai banyak rekod bertambah dengan berlalunya waktu.  Kopi asli Declaration of Independence dan Gettysburgh Address adalah contoh terkenal, seperti juga gambar asli mobil Model T dari Ford.

Contoh diatas semuanya dari dunia atau lingkungan organisasi, badan korporasi, bisnis.  Bagaimana  jika dikaitkan dengan kehidupan pribadi seorang individu seperti anda?  Mengapa anda menyimpan ijazah, akte kelahiran, STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor), atau surat hutang (surat janji pembayaran hutang) yang memungkinkan anda membiayai studi anda di perguruan tinggi?  Jawabannya sederhana saja:  Di dalam dunia kompleks masa kini, orang tidak bisa hidup tanpa rekod. Semua anggota masyarakat membutuhkan rekod karena rekod menyimpan informasi yang diperlukan untuk segala urusan dalam kehidupan bermasyarakat.   

Sebagai aset perusahaan atau jenis organisasi lain, rekod harus dikelola dengan baik lewat  manajemen rekod.  Beberapa definisi manajemen rekod adalah:

“Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi akhir”.

“Pengendalian sistematis dan ilmiah yang diterapkan pada seluruh informasi terekam yang dibutuhkan suatu organisasi untuk melaksanakan usahanya.”

“Suatu sistem administratif yang digunakan suatu organisasi untuk mengendalikan penciptaan, distribusi, filing, temu kembali, penyimpanan dan pemusnahan rekod-rekod yang diciptakan atau diterima oleh organisasi bersangkutan dalam rangka menjalankan bisnisnya." 

Sebutan lain untuk rekod adalah arsip dinamis, sedangkan rekod yang tidak digunakan lagi untuk menunjang kegiatan sehari-hari disebut arsip statis, atau arsip saja. Sebutan yang berbeda ini terjadi karena asal usul kata:  rekod berasal dari records bahasa Inggris, sedangkan arsip berasal dari archief bahasa Belanda (dynamisch archief dan statisch archief).

Rekod atau arsip dinamis ditinjau dari dari tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif  (active records, atau juga disebut current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records).

Arsip dinamis aktif (biasanya disebut arsip aktif saja) adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaran bisnis atau urusan lain masih tinggi. Untuk organisasi besar, misalnya perusahaan dengan banyak cabang dan bagian, atau instansi yang  membawahi berbagai departemen arsip aktif dikelola secara desentralisasi.  Karena  masih sering digunakan sebagai berkas kerja maka paling efisien apabila arsip aktif  disimpan, dipelihara, dikelola, di unit kerja yang memerlukannya untuk urusan sehari-hari. Maka dalam literatur berbahasa Inggris current atau active records dirumuskan sebagai a record which is required constantly for current use and must be maintained in office space and equipment.  Pada organisasi atau instansi kecil, dengan struktur organisasi sederhana, sedikit pegawai dan rekod yang tidak besar jumlah dan jenisnya, rekod atau arsip aktif dapat disimpan secara terpusat pada unit yang ditugaskan untuk mengelolanya. 

Arsip inaktif atau inactive records adalah rekod yang tidak digunakan lagi sebagai berkas kerja sehari-hari, tapi kadang-kadang masih diperlukan sebagai referensi atau alasan non-operasional lain.  Arsip inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara di masing-masing unit kerja, tetapi disimpan secara terpusat pada suatu pusat arsip atau records center.   Pengaturan seperti ini juga lazim bagi organisasi yang kompleks, pegawai banyak dan  rekod berjumlah besar.  Keuntungannya adalah bahwa rekod aktif dan inaktif tidak tercampur, maka pengelolaannya lebih mudah.

Peralihan rekod dari aktif menjadi inaktif  terjadi melalui suatu proses yang tergantung dari kegunaan masing-masing rekod bagi kepentingan pelaksanaan pekerjaan .  Jangka waktu dari aktif ke inaktif sepenuhnya tergantung dari masih perlu tidaknya rekod tsb.  untuk penyelesaian suatu urusan di unit kerja, jadi berbeda-beda. Ada yang lama berada pada tahap aktif, ada yang hanya untuk periode singkat.   

Arsip statis.  Rekod atau arsip  inaktif  pada suatu ketika menurun nilai gunanya dan sama sekali tidak dibutuhkan lagi.  Saat itu harus diputuskan apakah rekod tersebut akan: (1) dimusnahkan atau (2) disimpan selama-lamanya sebagai arsip permanen.  Penentuan musnah atau simpan permanen dilakukan melaui proses penilaian (records appraisal). Arsip yang tidak tinggi nilai gunanya baik sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan lain, dimusnahkan.  Arsip dengan nilai informasi cukup tinggi dipertahankan dan disimpan dan dilestarikan secara permanen, sebab berguna sebagai sumber sejarah, penelitian dan sebagainya. Yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip permanen ini.  Dalam bahasa Inggris disebut archives, yakni:  “The non-current records of an organization or institution preserved because of their continuing value”.

Informasi yang terkandung dalam arsip (statis) beralih pada kegunaan yang lebih luas.  Manfaatnya bukan lagi sebagai sarana penunjang manajemen, melainkan untuk manfaat dengan sifat lebih luas, yaitu penelitian dan pengetahuan bagi masyarakat umum.  Arsip statis sebab itu sifatnya terbuka. Maksudnya dapat dilihat, dibaca, digunakan oleh semua kalangan atau individu yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan rekod atau arsip aktif yang tidak terbuka bagi yang tidak berhak atau berkepentingan.   Namun kadang-kadang masih juga ada pembatasan tertentu, misalnya karena alasan keamanan negara, arsip tertentu tidak bleh digunakan oleh sembarang orang.

Adanya sebutan yang berbeda (rekod, manajemen rekod, arsip dinamis, manajemen arsip dinamis) memang bisa membingungkan, terutama jika digunakan secara kurang konsisten.

Records management:  a key organizational function

Seperti sudah dijelaskan di atas, manajemen adalah “the process of using an organization’s resources to achieve specific goals through the functions of  planning, organizing, leading and controlling.”  Planning  mencakup penetapan tujuan atau sasaran dan metode yang  perlu untuk mencapainya. Dengan mengingat tujuan perusahaan, organizing dilakukan, yakni suatu langkah yang memerlukan pengaturan tugas, orang, dan sumber daya lain yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan pada tahap perencanaan.  Leading mengacu ke tindakan manajerial (seperti mengadakan pelatihan, supervisi, dan memotivasi) yang mendukung tercapainya tujuan organisasi.  Dan terakhir, controlling berarti mengukur sejauh mana tujuan telah tercapai. Karena untuk semua fungsi ini rekod punya peran yang sangat penting, maka tidak berlebihan apabila  manajemen rekod disebut “a key organizational function”.

Siklus hidup rekod

Seorang manajer harus melihat seluruh aspek manajemen sebagai satu kesatuan.  Jadi ia harus memahami keempat fungsi manajemen yang sudah dibahas di atas, dan bagaimana masing-masing fungsi saling terkait. Untuk manajemen rekod  tahap-tahap atau fase siklus hidup rekod perlu dipahami.
Seperti tergambar pada gambar 1 – 3, siklus hidup rekod adalah rentang hidup suatu rekod seperti tergambar dalam lima fase:  penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir.  Beginilah siklus berlangsung:  Apabila ada  suatu surat dibuat, formulir diisi, pita tape direkam, suatu rekod telah tercipta.  Rekod ini lalu di-distribusi (dikirim) ke orang yang bertanggung jawab atas penggunaannya.  Rekod biasanya digunakan utuk pengambilan keputusan, untuk dokumentasi atau referens, untuk menjawab pertanyaan, atau untuk memenuhi persyaratan hukum.

Ketika diputuskan untuk menyimpan rekod untuk digunakan lagi pada waktu lain, rekod harus disimpan, ditemukan kembali dan dilindungi  -- tiga langkah penting dari fase pemeliharaan.  Pada fase ini rekod harus disimpan (di-file), yang mencakup langkah  menyiapkan dan menempatkan rekod di tempat penyimpanan yang sesuai. Sesudah rekod disimpan, ada permintaan untuk mencari rekod (menemukan kembali dan mengeluarkan) dari tempat penyimpanan untuk digunakan.  Saat rekod yang telah dikeluarkan tidak dibutuhkan lagi untuk penggunaan aktif, rekod bisa disimpan lagi dan dilindungi, dengan menggunakan peralatan yang cocok dan tindakan pengamanan dengan pengaturan lingkungan dan pengawasan oleh petugas.  Fase pemeliharaan juga mencakup kegiatan seperti meng-update informasi yang tersimpan dan memilah serta membuang rekod yang sudah kadaluarsa yang tidak berguna lagi atau sudah ada pengganti yang lebih mutakhir.                                                                                                                                                                                                                            
Fase terakhir dari siklus hidup rekod adalah disposisi.  Setelah periode waktu yang telah ditetapkan sebelumnya lewat, rekod yang akan tetap disimpan dipindahkan (transfer) ke tempat penyimpanan yang lebih murah di lokasi perusahaan, atau dikirim ke fasilitas penyimpanan eksternal.  Setelah jumlah tahun yang ditentukan dalam jadual retensi (retention schedule) terpenuhi, maka rekod disingkirkan:  dimusnahkan atau dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen.  Fasilitas tempat rekod suatu organisasi dilestarikan karena punya kegunaan berkelanjutan atau nilai historis disebut arsip.

Siklus hidup rekod merupakan konsep yang penting untuk dipahami.  Banyak bagian yang saling berhubungan harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen rekod yang efektif. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh siklus hidup, seorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua rekod – yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti microfilm atau media magnetik.

Program untuk mengelola rekod.

Program manajemen rekod harus mencakup semua fase siklus hidup rekod.  Meskipun isi program ini bervariasi, tujuan program tersebut kira-kira sama, yaitu:

1.    Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di mana diperlukan

2.    Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin

3.    Mendesain sistem pengelolaan rekod yang se-efisien mungkin yang mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan, menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod

4.    Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod

5.    Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program manajemen rekod

6.    Melatih staf perusahaan agar mereka mampu menggunakan dan mengendalikan rekod seefektif mungkin. 

Sumber: Read-Smith, Judith & Ginn, Mary Lee & Kallaus, Norman F.  Records Management. 7th ed.