1. Lingkungan Pengendalian;
2. Penilaian Resiko;
3. Kegiatan Pengendalian;
4. Informasi dan Komunikasi, dan
5. Pemantauan Pengendalian Intern.
Kegiatan Pengendalian
Adalah kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi untuk mengurangi resiko.
Dokumen yang dimiliki sebagai dokumen awal yang dapat menunjukkan kemungkinan tercapai tidaknya suatu lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan SPI dan manajemen yang sehat.
Harapan :
- Kegiatan-kegiatan pengendalian yang sudah teridentifikasi sebagai hal yang sudah diterapkan
- Pegawai dan atasan memahami tujuan kegiatan pengendalian
- Ada/ tidaknya pengembangan kegiatan pengendalian yang tepat untuk setiap kegiatan dan penerapan yang sebagaiaman mestinya.
Kegiatan Pengendalian yang diterapkan dalam suatu instansi dapat berbeda dengan instansi lainnya.
Perbedaan penerapan antara lain disebabkan oleh perbedaan al : Visi.misi dan tujuan; tingkat kerumitan organisasi, budaya dan resiko.
Kegiatan Pengendalian: Reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan: Pembinaan SDM; Pengendalian atas pengelolaan system informasi; Pengendalian fisik atas asset; Penetapan dan reviu atas indicator dan ukuran kinerja; Pemisahan fungsi; Otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting ; Pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian ; Pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya; Dokumentasi yang memadai atas SPI serta transasksi dan kejadian penting.
KEGIATAN/AKTIVITAS
1. Reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan
a. Reviu tingkat Pimpinan Puncak :
- Keterlibatan dalam penyusunan renstra dan RKT
- Keterlibatan dalam pengukuran kinerja dan pelaporan yg dicapai
- Reviu kinerja dibandingkan rencana
b. Reviu Tingkat Kegiatan
- Pimpinan instansi mereviu laporan kinerja, menganaslis kecenderungan dan menukur hasil dibandingkan target, anggaran, prakiraan dan kinerja periode yang lalu
- PPK dan PPTK mereviu serta membandingkan kinerja keuangan, anggaran dan operasional dan hasil yang direncanakan
c. Kegiatan pengendalian yg tepat telah dilaksanakan, al. rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.
2. Pembinaan SDM :
a. Pemahaman bersama atas visi, misi , tujuan, nilai dan strategi instansi telah tercermin dalam renstra, RKT dan telah dikomunikasikan kpd seluruh pegawai ;
b. Strategi pembinaan SDM yang tertuang dalam rentsra , RKT ;
c. Strategi perencanaan SDM ( dilakukan identifikasi kebutuhan pegawai saat ini dan yad ) ;
d. Kerjasama tim ;
e. Pengawasan atas langsung yg berkesinambunangan ;
f. Kaderisasi pegawai ;
g. Evaluasi kinerja pegawai
3. Pengendalian atas pengelolaan system informasi :
a. Pengendalian Umum
- Pengamanan Sistem Informasi
- Pengendalian atas akses
- Pegendalian atas Pengembangan dan Perubahan Perangkat Lunak Aplikasi
- Pengendalian atas Perangkat Lunak Sistem
- Pemisahan tugas
- Koninuitas pelayanan ( minimalisasi potensi kerusakan sistem, antsisipasi terhentinya sistem )
b. Pengendalian Aplikasi
- Pengendalian otorisasi ( pemberian nomor urut tercetak )
- Pengendalian kelengkapan
- Pengendalian akurasi
- Pengendalian keandalan pemrosesan dan file data
4. Pengendalian Fisik Atas Aset :
- Kebijakan, prosedur pengamanan fisik : telah ditetapkan ; dimplimentasikan dan dikomunikasikan
- Pengamanan scr fisik atas aset yg beresiko
- Penghitungan secara periodik atas aset
- Penempatan uang dan surat berharga pd tempat yg terkunci
- Identitas aset yg dilekatkan pd masing2 brg inventaris
- Perlindungan fasilitas dr kebakaran dst
5. Penetapan dan Reviu Indikator dan Ukuran Kinerja :
a. Ukuran dan indikator kinerja telah ditetapkan untuk msng instansi, kegiatan dan pegawai
b. Reviu dan validasi scr periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran danindikator kinerja .
c. Data capaian kinerja dibandingkan scr terus menerus dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut.
d. Dst.
6. Pemisahan Fungsi
Untuk menjamin bahwa seluruh aspek transaksi atau kejadian tidak dikendalikan oleh 1 (satu) orang
a. Tidak seorangpun diperbolehkan mengendalikan seluruh aspek utama transaksi atau kejadian.
b. Tanggung jawab dan tugas atas transaksi
atau kejadian dipisahkan di antara pegawai berbeda yang terkait dengan otorisasi, persetujuan, pemrosesan dan pencatatan, pembayaran atau pemerimaan dana, reviu dan audit, serta fungsi-fungsi penyimpanan dan penanganan aset.
c. Tugas dilimpahkan secara sistematik ke sejumlah orang untuk memberikan keyakinan adanya checks and balances.
d. Jika memungkinkan, tidak seorangpun diperbolehkan menangani sendiri uang tunai, surat berharga, dan aset berisiko tinggi lainnya.
e. Saldo bank direkonsiliasi oleh pegawai yang tidak memiliki tanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan kas.
f. Pimpinan Instansi Pemerintah mengurangi kesempatan terjadinya kolusi karena adanya kesadaran bahwa kolusi mengakibatkan ketidakefektifan pemisahan fungsi
7. Otorisasi Atas Transaksi dan Kejadian Penting
8. Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu Atas Transaksi dan Kejadian
9. Pembatasan Akses Atas Sumber Daya dan Pencatatannya
10. Akuntanbilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya.
11. Dokumentasi Yang Baik Atas Sistem Pengendalian Intern Serta Transaksi dan Kejadian Penting
a. Terdapat dokumentasi tertulis yang mencakup Sistem Pengendalian Intern Instansi Pemerintah dan seluruh transaksi dan kejadian penting.
b. Dokumentasi tersedia setiap saat untuk diperiksa.
c. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup identifikasi, penerapan, dan evaluasi atas tujuan dan fungsi Instansi Pemerintah pada tingkatan kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin dalam kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya.
d. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup dokumentasi yang menggambarkan sistem informasi otomatis, pengumpulan dan penanganan data, serta pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
e. Terdapat dokumentasi atas transaksi dan kejadian penting yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan penelusuran transaksi dan kejadian penting sejak otorisasi, inisiasi, pemrosesan, hingga penyelesaian.
f. Terdapat dokumentasi, baik dalam bentuk cetakan maupun elektronis, yang berguna bagi pimpinan Instansi Pemerintah dalam mengendalikan kegiatannya dan bagi pihak lain yang terlibat dalam evaluasi dan analisis kegiatan.
g. Seluruh dokumentasi dan catatan dikelola dan dipelihara secara baik serta dimutakhirkan secara berkala.
PEMANTAUAN
Dilaksanakan melalui :
a. pemantauan berkelanjutan,
Pemantauan berkelanjutan diselenggarakan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas
b. evaluasi terpisah,
Evaluasi terpisah diselenggarakan melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas Sistem Pengendalian Intern yang dapat dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau pihak eksternal pemerintah dengan menggunakan daftar uji pengendalian intern.
c. tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya.
Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya harus segera diselesaikan dan dilaksanakan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan.
KEGIATAN/AKTIVITAS
1. Pemantauan berkelanjutan
a. Strategi pimpinan :
- Memiliki strategi yang menyediakan umpan balik rutin, pemantauan kinerja, dan mengendalikan pencapaian tujuan.
- Adanya strategi pemantauan yang meliputi metode untuk menekankan pimpinan program atau operasional bahwa mereka bertanggung jawab atas pengendalian intern dan pemantauan efektivitas kegiatan pengendalian sebagai bagian dari tugas mereka secara teratur dan setiap hari
- Adanya strategi pemantauan yang meliputi metode untuk menekankan pimpinan program bahwa mereka bertanggung jawab atas pengendalian intern dan bahwa tugas mereka adalah untuk memantau efektivitas kegiatan pengendalian secara teratur.
- Adanya strategi pemantauan yang mencakup identifikasi kegiatan operasi penting dan sistem pendukung pencapaian misi yang memerlukan reviu dan evaluasi khusus.
- Adanya strategi yang meliputi rencana untuk mengevaluasi secara berkala kegiatan pengendalian atas kegiatan operasi penting dan sistem pendukung pencapaian misi
b. Proses kegiatan rutin :
- Laporan operasional sudah terintegrasi atau direkonsiliasi dengan data laporan keuangan dan anggaran dan digunakan untuk mengelola operasional berkelanjutan, serta pimpinan Instansi Pemerintah memperhatikan adanya ketidakakuratan atau penyimpangan yang bisa mengindikasikan adanya masalah pengendalian intern.
- Pimpinan yang bertanggung jawab atas kegiatan operasional membandingkan informasi kegiatan atau informasi operasional lainnya yang didapat dari kegiatan sehari-hari dengan informasi yang didapat dari sistem informasi dan menindaklanjuti semua ketidakakuratan atau masalah lain yang ditemukan.
- Pegawai operasional harus menjamin keakuratan laporan keuangan unit dan bertanggung jawab jika ditemukan kesalahan.
c. Komunikasi dengan pihak eksternal harus dapat menguatkan data yang dihasilkan secara internal atau harus dapat mengindikasikan adanya masalah dalam pengendalian intern. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
- Pengaduan rekanan mengenai praktik tidak adil oleh Instansi Pemerintah harus diselidiki.
- Badan legislatif dan badan pengawas engkomunikasikan informasi kepada Instansi Pemerintah mengenai kepatuhan atau hal lain yang mencerminkan berfungsinya pengendalian intern dan pimpinan Instansi Pemerintah menindaklanjuti semua masalah yang ditemukan.
- Kegiatan pengendalian yang gagal mencegah atau mendeteksi adanya masalah yang timbul harus direviu.
d. Struktur organisasi dan supervisi yang memadai dapat membantu mengawasi fungsi pengendalian intern. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
- Pengeditan dan pengecekan otomatis serta kegiatan penatausahaan digunakan untuk membantu dalam mengontrol keakuratan dan kelengkapan pemrosesan transaksi.
- Pemisahan tugas dan tanggung jawab digunakan untuk membantu mencegah penyelewengan.
- Aparat pengawasan intern pemerintah harus independen dan memiliki wewenang untuk melapor langsung ke pimpinan Instansi Pemerintah dan tidak melakukan tugas operasional apapun bagi kepentingan pimpinan Instansi Pemerintah.
e. Data yang tercatat dalam sistem informasi dan keuangan secara berkala dibandingkan dengan aset fisiknya dan, jika ada selisih, harus telusuri. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
- Tingkat persediaan barang, perlengkapan, dan aset lainnya sudah dicek secara berkala; selisih antara jumlah yang tercatat dengan jumlah aktual harus dikoreksi dan penyebab selisih tersebut harus dijelaskan.
- Frekuensi pembandingan antara pencatatan dan fisik aktual didasarkan atas tingkat kerawanan aset.
- Tanggung jawab untuk menyimpan, menjaga, dan melindungi aset dan sumber daya lain dibebankan kepada orang yang ditugaskan.
f. Pimpinan Instansi Pemerintah mengambil langkah untuk menindaklanjuti rekomendasi penyempurnaan pengendalian internal yang secara teratur diberikan oleh aparat pengawasan intern pemerintah, auditor, dan evaluator lainnya.
g. Rapat dengan pegawai digunakan untuk meminta masukan tentang efektivitas pengendalian intern. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
- Masalah, informasi, dan masukan yang relevan berkaitan dengan pengendalian intern yang muncul pada saat pelatihan, seminar, rapat perencanaan, dan rapat lainnya diterima dan digunakan oleh pimpinan untuk mengatasi masalah atau untuk memperkuat sistem pengendalian intern.
- Saran dari pegawai mengenai pengendalian intern harus dipertimbangkan dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.
- Pimpinan Instansi Pemerintah mendorong pegawai untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dan melaporkannya ke atasan langsungnya.
h. Pegawai secara berkala diminta untuk menyatakan secara tegas apakah mereka sudah mematuhi kode etik atau peraturan sejenis mengenai perilaku yang diharapkan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
- Pegawai secara berkala menyatakan kepatuhan mereka terhadap kode etik.
- Tanda tangan diperlukan untuk membuktikan dilaksanakannya fungsi pengendalian intern penting, misalnya rekonsiliasi.
2. Evaluasi terpisah
dst
3. Tindak lanjut rekomendasi audit dan reviu lainnya
1. memiliki mekanisme untuk meyakinkan ditindaklanjutinya temuan audit atau reviu lainnya dengan segera. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. mereviu dan mengevaluasi temuan audit, hasil penilaian, dan reviu lainnya yang menunjukkan adanya kelemahan dan yang mengidentifikasi perlunya perbaikan.
b. menetapkan tindakan yang memadai untuk menindaklanjuti temuan dan rekomendasi.
c. Tindakan korektif untuk menyelesaikan masalah yang menarik perhatian pimpinan Instansi Pemerintah dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan.
d. Dalam hal terdapat ketidaksepakatan dengan temuan atau rekomendasi, pimpinan Instansi Pemerintah menyatakan bahwa temuan atau rekomendasi tersebut tidak tepat atau tidak perlu ditindaklanjuti.
e. mempertimbangkan untuk melakukan konsultasi dengan auditor (seperti BPK, aparat pengawasan intern pemerintah, dan auditor eksternal lainnya) dan pereviu jika diyakini akan membantu dalam proses penyelesaian audit.
2. tanggap terhadap temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. melakukan evaluasi temuan dan rekomendasi dan memutuskan tindakan yang layak untuk memperbaiki atau meningkatkan pengendalian.
b. Tindakan pengendalian intern yang diperlukan, diikuti untuk memastikan penerapannya.
3. menindaklanjuti temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya dengan tepat. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. Masalah yang berkaitan dengan transaksi atau kejadian tertentu dikoreksi dengan segera.
b. Penyebab yang diungkapkan dalam temuan atau rekomendasi diteliti oleh pimpinan Instansi Pemerintah.
c. Tindakan diambil untuk memperbaiki kondisi atau mengatasi penyebab terjadinya temuan.
d. Pimpinan Instansi Pemerintah dan auditor memantau temuan audit dan reviu serta rekomendasinya untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan.
e. Pimpinan Instansi Pemerintah secara berkala mendapat laporan status penyelesaian audit dan reviu sehingga pimpinan dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi.
Tindak Lanjut
Untuk semua SKPD harus sudah menerapkan PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 60 TAHUN 2008 TENTANG SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH (SPIP) ini.
Kepala Bidang Sosial
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Sosial
Kabupaten Kebumen,
MUH ROSYID, S.Pd., M.M.Pd.
Pembina
NIP. 19590627 198303 1 005Kunjungi kami di:
0 comments:
Posting Komentar