PENATAAN KEMBALI TUGAS POKOK DAN FUNGSI KARYAWAN UPT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA UNIT KECAMATAN KUWARASAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Manajemen Inovasi Dan Perubahan
Dosen : MUH. ROSYID, S.Pd. M.M.Pd.

Disusun oleh :
Nama : YULI HANDAYANI
NIM : 060055445
Semester : VI (Enam)
E-mail :

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI ( STIE )
PUTRA BANGSA
PROGRAM STUDY MANAJEMEN ( S 1 )
KEBUMEN
2009

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita sekalian, sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah tentang perubahan, berjudul Penataan kembali tugas pokok dan fungsi karyawan UPTD Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Unit Kecamatan Kuwarasan.
Penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada Bapak M.Rosyid, SPd. M.Pd selaku dosen Manajemen Perubahan yang telah memberikan arahan dan bimbingan dalam penulisan makalah ini.
Terima kasih juga penulis sampaikan kepada segenap staf Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Unit Kecamatan Kuwarasan, serta semua pihak yang telah memberikan bantuannya selama pembuatan makalah sampai selesai.
Semoga karya kecil ini memberikan manfaat bagi pembaca dan kita semua. Amin.

Kuwarasan, Juni 2009

Penulis

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada hakekatnya kehidupan manusia maupun organisasi diliputi oleh perubahan secara berkelanjutan. Disatu sisi karena adanya faktor eksternal yang mendorong terjadinya perubahan, disisi lainnya perubahan justru dirasakan sebagai suatu kebutuhan internal.
Perubahan juga berpeluang menghadapi resistensi, baik individual maupun organisasional. Namun demikian, resistensi bukannya merupakan sesuatu yang tidak dapat diatasi. Transparansi, Komunikasi dan pengikutsertaan semua pihak yang terlibat dengan perubahan akan dapat mengurangi resistensi terhadap adanya perubahan.
Fullan (2004;43) memberikan lima butir kunci tentang perubahan, yaitu sebagai berikut :
1. Perubahan bersifat cepat dan non linier sehingga dapat menimbulkan suasana berantakan. Akan tetapi, perubahan juga menawarkan potensi besar untuk terobosan kreatif. Paradoks yang tombul adalah bahwa transformasi tidak mungkin terjadi tanpa kekacauan.
2. Kebanyakan perubahan dalam setiap sistem terjadi sebagai respons terhadap kekacauan dalam sistem lingkungan internal dan eksternal.Apabila respons terhadap gangguan dilakukan segera dan bersifat reflektif, seringkali tidak dapat dikelola, dan masalah lain justru dapat timbul sebagai akibatnya. Masalah juga timbul ketika seseorang berusaha mengelola atau me-manage perubahan.
3. Faktor rasional dalam organisasi termasuk strategi dan operasi tidak terintegrasi dengan baik; adanya perbedaan individual, cara pendekatan, dan masalah; persahabatan dan perseteruan yang terjadi mempengaruhi fungsi sub sistem; dan faktor politik, seperti kekuasaan dan kewenangan, perlindungan, dan kompetisi atas sumber daya.
4. Stakeholder utama dan budaya organisasi menjadi pertimbangan pertama untuk perubahan organisasional.
5. Perubahan tidak dapat di-manage atau dikelola atau dikontrol. Akan tetapi, dapat dipahami dan mungkin memberi petunjuk. Kita tidak sekedar mengelola perubahan, tetapi menciptakan perubahan.
Perubahan di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kecamatan Kuwarasan sangat diperlukan, karena dengan semakin meningkatnya volume pekerjaan, akan semakin menambah beban tugas karyawan. Tetapi saat ini pembagian tugas masing-masing karyawan UPT Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kecamatan Kuwarasan belum seperti yang diinginkan.
B. Tujuan dan manfaat
Tujuan dilaksanakan perubahan adalah :
1. Memperbaiki kemampuan UPTD untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain mengupayakan perubahan perilaku karyawan.
2. Adaptabilitas adalah kemampuan sebuah organisasi untuk merasa dan memahami baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternalnya dan mengambil tindakan untuk menciptakan kecocokan atau keseimbangan yang lebih baik antara kedua lingkungan tersebut.
3. Kopabilitas yaitu kemampuan untuk mempertahankan identitas dan integritasnya sebagai sebuah sistem yang kuat sambil melakukan penyesuaian yang diperlukan dengan lingkungan eksternalnya yang berubah.
Manfaat adanya perubahan ini adalah :
1. Dengan semakin meratanya beban tugas masing-masing karyawan, diharapkan tidak ada lagi kecemburuan diantara mereka.
2. Diharapkan pekerjaan akan semakin cepat terselesaikan, karena beban pekerjaan yang diberikan sudah disesuaikan dengan kemampuan dan jumlah karyawan..
3. Antar karyawan jadi semakin menghargai rekannya, karena tugas dan tanggungjawab mereka sama.

BAB II
PEMBAHASAN MASALAH

Dinas Pendidikan pemuda dan olah raga mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang pendidikan, pemuda dan olah raga, sedangkan Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Pemuda dan olah raga Unit kecamatan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Pendidikan Pemuda dan olah raga ssuai dengan wilayah kerjanya.
Kepala UPTD mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas pokok dan fungsi UPTD sedangkan Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan, penyusunan rencana dan program, pengelolaan perlengkapan, keuangan dan kepegawaian pada UPTD.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Pemuda dan olah raga Kecamatan mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. pelaksanaan perencanaan bidang pendidikan, pemuda dan olah raga
2. pelaksanaan kegiatan teknis administrasi di bidang pendidikan, pemuda dan olah raga
3. pelaksanaan pembinaan, pengawasan, pengendalian, penilaian pegawai pada UPTD.
UPTD Dikpora Unit kecamatan Kuwarasan membawahi 31 Sekolah Dasar, 5 Madrasah Ibtidaiyah, 25 Taman Kanak-kanak dan 7 Roudotul Athfal.Jumlah tenaga pendidik adalah 189 guru PNS, 12 CPNS dan 84 guru tidak tetap (GTT), sedangkan karyawan UPTD Dikpora Kecamatan Kuwarasan sebanyak 14 orang terdiri dari :
- Kepala UPTD Dikpora Unit Kecamatan : 1 orang
- Tenaga fungsional : - Pengawas TK/SD : 2 orang
- Penilik PLS : 2 orang
- TLD : 1 orang
- Staf (petugas administrasi) : 8 orang
Dengan jumlah staf yang terbatas, kami harus tetap memberikan pelayanan yang maksimal kepada sekolah maupun guru yang membutuhkan informasi, bimbingan maupun arahan dari UPTD.
Jenis pelayanan kepada sekolah antara lain :
- meneliti dan merekap SPJ dari sekolah
- mengusulkan beasiswa untuk murid baik yang berprestasi mapun murid dari keluarga kurang mampu.
- mengusulkan pembangunan sekolah
- meneruskan informasi baik dari Dinas Dikpora Kabupaten Kebumen, dari Pemda maupun dari instansi yang lain.
Jenis pelayanan kepada pendidik dan tenaga kependidikan antara lain :
- mengusulkan kenaikan pangkat
- mengusulkan kenaikan gaji
- mengusulkan mutasi
- mengusulkan pensiun
- mengusulkan insentif, tunjangan fungsional, dan Kesra bagi GTT.
Dengan banyaknya volume pekerjaan yang harus di selesaikan, sedangkan pembagian tugas tidak merata, menjadikan beberapa karyawan menjadi sangat padat pekerjaannya, dan dilain pihak ada karyawan yang hanya memiliki sedikit beban pekerjaan.
Melihat keadaan tersebut, kami ingin memberikan usulan kepada Kepala UPT Dinas Dikpora Kecamatan Kuwarasan untuk mengadakan perubahan dengan cara :
1. Mengevaluasi tugas masing-masing karyawan
Setelah dieavaluasi akan diketahui siapa yang beban tugasnya terlalu banyak dan siapa yang beban tugas dan tanggungjawabnya masih ringan.
2. Menggali kemampuan staf untuk menentukan pekerjaan yang sesuai
Setiap karyawan memiliki kemampuan yang berbeda-beda, dengan menggali kemampuan staf akan diketahui dimana atau tugas apa yang akan dibebankan kepadanya.
3. Menata ulang pekerjaan dan tugas masing-masing staf.
Penataan ulang pekerjaan dan tugas ini dapat dilakukan melalui staf meeting kemudian dimusyawarahkan untuk membagi semua tugas yang menjadi beban UPT Dinas Dikpora Kecamatan Kuwarasan.
4. Bagi mereka yang mendapatkan tugas baru, hendaknya petugas yang lama tetap mendampingi sampai yang bersangkutan mampu mengerjakan tugas baru tersebut.

BAB III
KESIMPULAN

Dari makalah diatas dapat kami simpulkan sebagai berikut :
1. Saat ini tugas dan fungsi masing-masing karyawan UPT Dinas Dikpora Unit Kecamatan Kuwarsan belum merata, sehingga perlu diadakan perubahan dengan cara mengevaluasi, menggali dan menata ulang tugas masing-masing karyawan.
2. Diharapkan setelah diadakannya perubahan tersebut, kinerja para karyawan UPT Dinas Dikpora Unit Kecamatan Kuwarasan akan semakin meningkat.