PROBLEMATIKA KEARSIPAN

DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DOSEN : MUH. ROSYID, S.Pd. M.M.Pd.

Disusun oleh :
Nama : ENDANG WAHYUNINGSIH
NIM : 070055489
EMAIL : wahyuninge @ yahoo.co.id.

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI ( STIE )
PUTRA BANGSA KEBUMEN
PROGRAM STUDY MANAJEMEN ( S 1 )
TAHUN AKADEMIK 2007 / 2008

BAB I
PENDAHULUAN

Guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik ( Good Governance ) dan pemerintahan yang bersih ( Clean Governance ) serta pemerintahan yang kuat ( Strong Governance ) bagi penyelenggara pemerintahan harus berpedoman pada azas kepastian hukum, azas keterbukaan, azas proporsionalitas, azas akuntabilitas, azas efisiensi dan efektifitas. Untuk mendukung hal tersebut, salah satunya adalah didukung oleh pengelolaan kearsipan yang baik, rapi dan benar. Apalagi di era otonomi daerah, yang titik beratnya berada di kabupaten / kota.

Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menjadi tanggungjawab pemerintah dan masyarakat, arsip sebagai cerminan perjalanan kehidupan berbangsa dan bernegara/organisasi memerlukan kwalitas pengelolaan yang baik.

Indikator pengelolaan arsip yang baik, adanya proses pengendalian informasi arsip, bernilai guna primer maupun sekunder secara continue dan berkesinambungan.

BAB II
LATAR BELAKANG

Pada instasi pemerintah sekarang ini termasuk di Kantor Kelurahan Selang Kecamatan Kebumen Kabupaten Kebumen masih banyak dijumpai tumpukan arsip yang tidak tertata rapi, tidak teratur bahkan cenderung kumuh. Sehingga akan sulit menemukan kembali dalam pencariannya, apabila akan digunakan sebagai bahan referensi, hal ini dikarenakan pengelolaannya belum mengacu pada ketentuan pokok-pokok kearsipan.

Hal lain yang dapat menjadikan pengelolaan kearsipan tidak berjalan dengan baik adalah disebabkan adanya sumber daya manusia pengelola kearsipan belum siap maupun belum cukup menguasai materi kearsipan, sehingga tidak dapat melaksanakan pengelolaan kearsipan seperti yang diharapkan. Disamping itu fasilitas-fasilitas kearsipan dan dana pendukung yang kurang mencukupi juga akan mempengaruhi kelancaran pengelolaan dan dapat menyebabkan tidak terwujudnya tujuan kearsipan.

BAB III
MASALAH DAN PEMECAHANNYA

Dengan melihat kondisi pengelolaan arsip di atas, maka perlu adanya inisiatif para pimpinan unit kerja / pimpinan instansi pemerintah / SKPD dan staf pengelola kearsipan untuk melaksanakan kearsipan inaktif. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaa penggunaannya sudah mulai menurun sekitar 40% dari keseluruhan arsip yang ada.
Arsip dinamis ruang lingkupnya melingkupi tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan ( istirahat ). Apabila manajemen arsip dinamis dilaksankan dengan sungguh-sungguh, maka arsip sementara akan dapat diakses ( temu balik ) dengan mudah, cepat dan tepat. Dalam melaksanakan tahap penyusutan, langkah awal yang harus dilakukan adalah penilaian arsip, hal ini penting dilakukan dalam rangka untuk menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi perkembangan dan kelangsungan hidup suatu organisasi / lembaga, juga untuk menyelamatkan informasi yang bernilai guna sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Agar dapat mewujudkan pengelolaan arsip yang baik dan benar perlu diadakan penyusutan arsip.
1. Pengertian
Menurt PP No. 34 tahun 1979 yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip dari unit kearsipan instansi kepada arsip nasional Indonesia.
2. Tujuan
a. Memisahkan antara arsip yang tidak bernialai guna dengan arsip yang bernilai guna.
b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna.
c. Memisahkan inaktif dari arsip aktif.
d. Untuk memudahkan penilaian.
e. Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja yang berbeda (minimal dengan fungsi yang berbeda) dengan kewenangan pengelolaan yang jelas.
f. Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggungjawab pengelolaan informasi.
g. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanent berskala nasional.
3. Manfaat
a. Secara fisik arsip menjadi rapi salah satu syarat penyusutan, arsip harus dalam keadaan tertata rapi.
b. Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna yang disimpan.
c. Penemuan kembali menjadi cepat dan mudah.
d. Biaya pengelolaan arsip menjadi murah.
e. Berfaidah atau hilangnya informasi dapat diketahui dengan mudah.
f. Unit kerja tidak perlu mengurusi arsip yang tidak secara langsung dipergunakan untuk mendukung operasional organisasi sehari-hari.
4. Prosedur Penyusutan Arsip
A. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan JRA ( Jadwal Retensi Arsip )
1) Prosedur pemindahan arsip inaktif
Memindahkan arsip inaktfif dari Central File yang ada di unit kerja ke pusat arsip (Record Central) yang meliputi :
a) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar aktif apa inaktif.
b) Pendaftaran
Arsip yang telah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif harus didaftar secara lengkap dengan dibuatkan Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
c) Penataan Arsip
Penataan arsip dilakukan untuk menjaga agar penataan aslinya tidak diubah.
d) Pembuatan berita acara Pemindahan Arsip
Sebagai bukti adanya pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Central File ke Record Central.
e) Pelaksanaan Pemindahan
Setelah arsip tertata rapi dalam books yang telah diberi nomor dalam Daftar Arsip yang dipindahkan dan disiapkan Berita Acaranya maka dilaksanakan pemindahan arsip inaktif.
2) Prosedur Pemusnahan Arsip Meliputi :
a) Pemeriksaan
b) Pendaftaran
c) Pembentukan Panitia Pemusnahan
d) Pembuatan Berita Acara
e) Pelaksanaan Pemusnahan
3) Prosedur Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan
a) Pemeriksaan dan Penilaian Arsip
b) Pendaftaran
c) Pembuatan Berita Acara
d) Palaksanaan Penyerahan
B. Penyusutan Arsip yang belum berdasarkan JRA meliputi :
1) Perencanaan
Merupakan kegiatan menyusun rencana kerja penataan dan pembebanan informasi
2) Penataan Arsip
Proposal Rencana kerja yang telah disetujui Pimpinan dan penyiapan peralatan yang diperlukan

a) Identifikasi masalah
Untuk mengetahui konteks arsip dan sistim penataannya dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi.
b) Pengaturan kembali (Recontructio)
Mengembangkan penataan arsip sesuai aslinya untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file.
c) Pendiskripsian Arsip
Kegiatan merekam informasi setiap series.
d) Penyusunan DPAS
Mengelompokkan kartu-kartu diskripsi berdasarkan skema arsip.
3) Penilaian Arsip
Penilaian Arsip dilakukan untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif dan mana arsip yang inaktif, mana yang dimusnahkan serta mana arsip yang perlu diserahkan ke Lembaga Arsip.
5. Ruang Lingkup
Kegiatan penyusutan arsip inaktif dibedakan menjadi dua yaitu penyusutan arsip yang telah memiliki JRA dan penyusutan yang belum memiliki JRA (masih kacau).

BAB IV
PENUTUP

Pengelolaan arsip di Instansi Pemerintah di Kabupaten Kebumen pada waktu yang akan datang lebih baik dari sekarang dan pengelolaannya harus berpedoman pada UU No. 7 Tahun 1971 sehingga apabila kita membutuhkan arsip akan dengan cepat, mudah, murah, dan tepat untuk menemukannya.

Salah satu langkah untuk mempermudah dalam melaksanakan pengelolaan arsip agar tidak banyak bahkan menumpuk arsip yang nilai gunanya sudah habis adalah dengan mengadakan penyusutan arsip sesuai PP No. 34 tahun 1979.