(Bahan ini diberikan untuk membantu mahasiswa dalam
rangka ujian tengah semester mata kuliah sistem pemberkasan. Lebih rinci
pelajari materi yang difotokopi dengan judul Information and Image Management :
a records systems approach, ch. 5 dan 6, hal 100- 169. Harap dipelajari karena
soal uts dari bahan fotokopi tersebut).
Pengertian arsip/rekod
Rekod dan arsip diciptakan oleh
semua orang dan institusi. Individu, keluarga, bisnis, asosiasi dan kelompok,
partai politik dan pemerintah semua menciptakan arsip/rekod setiap hari. Arsip
yang tercipta oleh lembaga pemerintah atau institusi lain dalam pemerintah
umumnya atau secara khusus dikenal sebagai ’arsip pemerintah’ pengelolaannya
harus diatur oleh peraturan, yang ditentukan bagaimana mereka diolah melalui
daur hidupnya.
Arsip pemerintah adalah arsip
yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh sektor pemerintah. Arsip
swasta: arsip yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh sektor non
pemerintah, keluarga atau individu berkaitan dengan pemerintah maupun
swasta.Adalah bahwa tanggung jawab utama pemerintah adalah peduli terhadap
rekodnya sendiri, khususnya bila rekod dibutuhkan untuk administrasi untuk
layanan pemerintah.
Sistem pemberkasan (filing system) dan skema klasifikasi
Pemberkasan adalah satu tugas
pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar tidak disimpan dan
diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian dia
melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang
kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak
langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun sistem
pemberkasan yang anda pilih atau sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada
dua hal penting yang perlu diingat, yaitu :
Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah
yang mudah digunakan dan dipahami, yang penting sistem tersebut dapat memenuhi
jangka panjang. Kesederhanaan sistem
pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih meningkatkan
kemudahan dan kecepatan penggunaan.
Prinsip kedua, adalah rekod yang
diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu anda kemudahan untuk mencarinya.
Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk penelusuran’. Sebagai contoh,
jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice bila mencarinya
berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang terbaik untuk
setiap kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series
rekod dalam satu kantor. Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan
sistem berbeda dengan unit kerja kepegawaian.
Jadi satu yang penting dan
diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan yang mudah diingat dan
digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih mudah untuk
menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus
diingat sistem pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk
memberkaskan rekod secara efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod.
Dengan kata lain, agar persyaratan rekod yang lengkap dan akurat terpenuhi maka
organisasi harus membangun sistem pemberkasan
agar rekod dapat dicari dan diketemukan kembali sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan
informasi dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas
untuk mengembangkan keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas
yang diciptakan dan tercakup dalam system pemberkasan adalah untuk memberikan
bukti formal dari transaksi kegiatan atau sebuah organisasi. Mereka mempunyai
tujuan adalah untuk menangkap, memelihara dan memberikan akses bukti kegiatan
setiap waktu dalam rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek kegiatan.
Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan
kecepatan system pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan
perlindungan informasi dan meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan
dan efisien.
Filing system menurut Kennedy (1998)
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari
aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan,
pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan
perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi
sistem.
Sementara itu filing system, ICA
mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan
penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan
abjad, nomer atau kombinasi. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan
bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam
materi klasifikasi disinin titik berat bukan pada praktek memberkaskan rekod
tetapi lebih kepada memilih sistem klasifikasi/filing yang sesuai dengan
ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod dan tipe arsip yang disimpan.
Pemberkasan rekod/arsip
Badan korporasi menciptakan dan menerima rekod
sebagai bagian kegiatannya. Rekod yang diciptakan maupun yang diterima harus
disusun, disimpan untuk ditemu balik kemudian digunakan oleh pemakai.
Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem tersendiri. Untuk menyusun rekdo, kita
memerlukan sistem pemberkasan, arstinya penyusunan arsip dinamis secara
sistematis, logis yang menggunakan angka, huruf, kombinasi angka dan huruf
untuk identifikasi rekod.
Rancangan sistem pemberkasan adalah merupakan
perkiraan dan penentuan kebutuhan di dalam rangka implementasi penyimpanan
berkas. Fungsi dari rancangan pemberkasan ini adalah untul: 1) menentukan
sistem pemberkasan untuk seluruh subyek/masalah yang terdapat dalam skema
kalsifikasi, 2) menentukan susunan pemberkasan rekod untuk setiap kelompok
rekod, mulai dari tingkatan dokumen, subfile, file dan series. Semua ini
merupakandasar untuk melakukan pemberkasan, penataan dan penyimpanan serta temu
kembali rekod.
Sistem pemberkasan ini merupakan jantung dari kegiatan
penyimpanan dan temu kembali informasi. Faktor yang harus diperhatikan dalam
menentukan sistem pemberkasan adalah :1) menetukan rekod, 2) menentukan
bidang-bidang kegiatan organisasi, 3) menentukan karakteristik organisasi.
Terdapat beberapa pandangan tentang macam metode
pemberkasan, Seperti Kennedy (1998:169-171) menyatakan secara garis besar
pemberkasan menggunakan sistem numerik dan sistem abjad. Sulistyo (1999:93)
menyatakan terdapat sistem utama pemberkasan rekod, yaitu abjad numerik klasifikasi,
kronologis dan warna. Menurut Gunarto (1991:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA,
dan Martono (1990:22) dari metode pemberkasan yang ada secara garis besar
pemberkasan digolongkan ke dalam tiga jenis
yaitu sistem numerik/angka, sistem abjad dan sistem subyek?
Sistem pemberkasan yang disebutkan di atas
merupakan pengolahan rekod yang tercetak atau konvensional. Dewasa ini telah
banyak kantor menggunakan media elektronik untuk manajemen rekodnya. Agus
Sugiarto (2005:122) mengatakan ’dengan menggunakan media elektronik diharapkan
akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik
dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.
Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123) mengatakan penggunaan media elektronik
dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan
elektronik yang berbasiskan dengan penggunaan komputer.
Terdapat 5
(lima) sistem utama pemberkasan rekod ialah 1) abjad; 2) numerik; 3)
klasifikasi; 4) kronologis dan 5) warna. Susunan abjad masih dapat diperluas
lagi menurut abjad nama, abjad geografi dan abjad subyek. Beberapa sistem dapat
dikombinasikan menjadi sistem campuran, mislanya abjad dengan numerik dikenal
sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang
ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75).
a. Sistem Numerik
Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan
angka/nomor, biasanya dari angka terkecil ke angka terbesar. Pemberkasan urut
angka merupakan sistem yang paling sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan
angka seperto 01, 02, 03, 04 dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk
penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod personil, pasien dan semua tipe rekod
yang memiliki nomor tertentu dan menandai dokumen bersangkutan. Sistem urutan
angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi 5000 berkas. Jika lebih dari
itu akan mengalami kesulitan. Karena akan memakan waktu jika memberkaskan
dengan jumlah lebih dari 4 angka (martono, 1990:23). Susunan rekod personal
seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan indeks nama pemilik
nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder
ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak
berurut yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa
memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui
oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka
terakhir) , middle – digit (angka tengah) dan urutan tanggal.
b. Sistem berabjad
Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad,
yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau
nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem abjad merupakan sistem yang
paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan sistem ini
antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan, pasien dan
sejenisnya.
c. Sistem Subyek
Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi
(surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan
sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit.
Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang
penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan
fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya
adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya
dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan
(abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan
terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.
d. Kombinasi
Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer
yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya.
Persyaratan untuk sistem
pemberkasan rekod
¨
Sistem harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan
memfasilitasi penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan normal organisasi dan tidak untuk
atau kemungkinan perkecualian.
¨ Berkas harus mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan
fungsi yang mana didokumentasikan.
¨ Sistem
harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap unsurnya sama
dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas seperti yang sudah
dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan kata kunci. Sistem
yang umum digunakan adalah alfanumerik.
¨ Kesesuaian : sistem harus
memenuhi kebutuhan pengguna/departemen
¨ Pemeliharaan yang baik:
adanya system yang membantuk untuk mencari; cukup aman; kebijakan tentang
penyiangan yang jelas; control rekod yang sesuai pada penciptaan dan penambahan
pemberkasan; penyimpanan yang aman dan cukup untuk bahan arsip.
¨ Dapat mengadaptasi : system
harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi kebutuhan organisasi.
¨ Aksesibilitas : system harus
memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi rekod dan dapat mencarinya tanpa
ada gangguan.
¨ Akuntabilitas : harus
mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan praktek dan prosedur.
Sistem
pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan alasan
seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang
usang; tidak adanya system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian
perlengkapan; lamanya waktu penemuan kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya
harus ada pendekatan untuk merevisi dan menyimpan.
Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses
merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan
rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten
untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi
termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan
batas keamanan rekod.
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih
secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan
cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan
satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan
administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi
unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang
terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya.
Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada
pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana
suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali
(Wallace, 1992:513).
Klasifikasi adalah proses dimana rekod
organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan
rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari
rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod
dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau
item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records
Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga
dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf
abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod
berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit,
terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode
huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian
diberkaskan secara kronolgis.
Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod
(records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang
berkaitan dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file),
dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14).
Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan
kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut
cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik,
pemeliharaan dan pemusnahan.
(Lebih rinci
pelajari pada bahan yang sudah difotokopi).
Fungsi tempat penyimpanan arsip aktif dan in-aktif.
Keputusan dalam memindahkan arsip
akan membantu, pertama, untuk mengurangi
biaya peralatan karena arsip yang tidak aktif dapat disimpan di tempat yang
tidak terlalu mahal. Kedua, lemari atau rak penyimpanan yang pernah
digunakan melalui pemindahan berkas dapat menyediakan ruang tambahan untuk
berkas aktif yang baru. Terakhir, efisiensi dari tempat penyimpanan dan
pencarian berkas yang aktif dapat dikembangkan karena kepadatan berkas telah
dikurangi; dan ruang dalam laci, lemari, rak atau tempat penyimpanan secara
komputerisasi akan bertambah.
Pemindahan arsip dilakukan
menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan tanggal arsipnya. Beberapa alasan
berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan :
- tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif
- menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor
tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau
penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.
- arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk
dipindahkan
- beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan
pemindahan arsip
- kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir(kontrak telah
kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup)
- membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk
memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.
Organisasi atau unit kearsipan pencipta dan penyimpan
arsip dalam lembaga.
1. Arsip aktif : Central File atau Unit Kerja – Unit
Pengolah
Rekod organisasi sebanyak 25 %
umumnya dikategorikan aktif yaitu rekod yang digunakan administrasi sehari-hari
oleh organisasi. Arsip aktif menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer
untuk melakukan kegiatan operasional terkini.
Berhubung
rekod aktif adalah bagian yang vital dalam fungsi pembuatan keputusan, maka
rekod harus tersedia bagi manajer setiap saat ketika dibutuhkan. Kecepatan
pelayanan untuk rekod jenis ini adalah sangat perlu. Penelusuran difasilitasi
dengan menyimpan rekod aktif yang dekat dengan orang yang membutuhkannya.
Pilihan sistem penyimpanan rekod aktif bisa secara terpusat atau perbagian
(sentralisasi dan desentralisasi).
1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi
Penyimpanan rekod secara
sentralisasi yaitu menyediakan tempat untuk semua rekod aktif dalam satu lokasi
dalam institusi. Semua rekod yang dibutuhkan perlu disimpan di wilayah sentral
atau pusat dan setiap departemen harus menyimpannya di lokasi tersebut.
Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil, organisasi yang besar
tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi departemen. Sentralisasi
memberikan pendekatan yang seragam pada sistem rekod, karena semua rekod
disimpan dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang
sama. Oleh karena itu keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal :
Menyediakan prosedur yang
konsisten
Identifikasi tanggungjawab dan
akuntabilitas
Menyimpan rekod yang berkaitan
bersama
Training sataf baru
Memberikan layanan yang sama
untuk semua departemen
Meminimalkan duplikasi rekod
Memberikan penggunaan ruang,
peralatan dan tenaga yang lebih baik
Memberikan peningkatan keamanan
rekod
Memberikan satu penelusuran.
1. 2. Sistem penyimpanan desentralisasi
Sistem desentralisasi adalah satu
dalam setiap departemen atau unit ada tempat penyimpanan dalam lokasi tersebut.
Umumnya manajer rekod menyukai sistem ini, karena memberikan kemudahan dalam
pengawasan rekod dan rekod miliknya dapat diakses setiap saat. Keteraksesan dan
kontrol rekod harus seimbang untuk menghindari setiap departemen yang tidak
mempunyai wewenang untuk mengakses. Masalah yang muncul dengan sistem ini
adalah :
Setiap departemen mempunyai
sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya
Setiap departemen menyimpan
rekodnya sendiri ; sehingga rekod yang berkaitan tidak disimpan bersama
Beberapa departemen kemungkinan
akan menyimpan rekod yang sama; yang akan menyebabkan duplikasi rekod
Departemen mungkin akan
menggunakan peralatan duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna;
maka penggunaan peralatan tidak realistik
Setiap departemen cenderung
menyimpan rekod dalam format yang berbeda, maka keamanan rekod tidak mencukupi
atau mudah rusak.
Memang bila informasi yang harus
segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena setiap departemen dapat
mengawasi rekodnya secara langsung.
1.3. Sistem penyimpanan arsip secara kombinasi atau
gabungan
Sistem kombinasi memberikan departemen untuk
menyediakan rekodnya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral).
Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan
dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan
rekod; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat
mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod
dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur
manajemen.
2.
Arsip inaktif : records center : pusat rekod-unit kearsipan
Penyimpanan rekod merujuk pada memberikan ‘rumah’
rekod ketika sudah semi aktif atau inaktif,
tetapi rekod tersebut masih disimpan. Rekod ini sudah jarang digunakan
tetapi masih disimpan untuk keperluan rujukan, untuk keperluan audit, atau untuk
keperluan hukum atau alas an kearsipan lebih murah bila disimpan diluar area
perkantoran. Untuk alasan ekonomi inilah pusat rekod dirancang dan dibangun.
Tujuan merancang dan mengoperasaikan pusat rekod adalah :
- untuk mencapai ekonomis dan
efisien dalam penyimpanan, penelusuran dan pemusnahan rekod inaktif;
- untuk keamanan dari baik pada
akses yang tidak berwenang, maupun untuk penghancuran rekod ini dalam
rangka tanggungjawab pada pengguna atau pelanggan;
- melindungi penyimpanan rekod
dari resiko bencana alam seperti kebakaran, kebanjiran dan gempa bumi.
Keuntungan ekonomi menyimpan rekod inaktif di tempat
lain dibandingkan di area kantor. Bisa dibayangkan biaya atau harga per meter
persegi lantai di kota lebih mahal dibandingkan di desa atau tempat yang agak
jauh dari kota, akan tetap lebih mahal dibandingkan gudang itu sendiri. Pusat
rekod secara khusus dirancang yang merupakan jenis tempat penyimpanan rekod
inaktif yang memberikan keamanan, ekonomis dan kepadatan yang tinggi, tetapi
dengan alasan untuk legal dan alasan administrasi. Pengaturan dan operasional
secara benar, pusat rekod adalah komponen penting dalam program manajemen rekod
dan sumber kritis untuk biaya penyimpanan rekod inaktif dari siklus hidup
informasi. Oleh karena itu, pusat rekod dapat memberikan penghematan biaya
dalam peralatan dan ruangan, yaitu :
- Ruang pusat rekod digunakan lebih baik – lebih dari lima
kali lipat rekod disimpan per meter perseginya sama dengan ruang kantor
dengan menggunakan peralatan lemari yang padat (compact-seperti roll opac).
- Ruang pusat rekod yang jauh
dari kota harganya lebih murah – dalam hitungan rata-rata menghemat kurang
lebih 750-1500 persen.
- Biaya untuk petugas lebih murah
di luar kota
- Menghemat biaya perlatan karena
pusat rekod menggunakan peralatan yang compact dibandingkan peralatan
biasa yang digunakan di kantor, penghematan ini kira-kiran 25 persen.
Yang perlu dicatat bahwa, walaupun secara tradisional
kita membangun pusat rekod untuk kepentingan ekonomis, pusat rekod diperlukan
sebagai pusat rujukan atau pusat layanan rekod untuk institusi yang
bersangkutan. Artinya, manajer rekod akan mengembangkan pusat rekod bila ada
jaminan bahwa memang mengurang biaya perawatan ruang dan peralatan penyimpanan,
rekod yang disimpan aman dari pencurian atau akses yang tidak berwenang, dan
tidak hilang. Walaupun program penyimpanan rekod adalah bagian dari tahap akhir
dari siklus hidup rekod, maka program ini tetap harus direncanakan pada saat melakukan
survei rekod. Karena survei rekod mulai mendapatkan informasi tentang sistem
pemberkasan yang membingungkan, barangkali ketidak sesuaian penggunaan
perangkat lunak, tidak adanya prosedur ’back-up’ perlindungan, mungkin juga
tidak efisiennya peralatan pemberkasan.
Program penyimpanan rekod seharusnya dapat menangani
semua jenis media rekod, menyediakan tempat yang sesuai untuk semua jenis media
rekod, memungkinkan keamanan yang lengkap, dan menyediakan untuk layanan
rujukan yang lengkap. Disisi lain kita memiliki kekurangan, bahwa tidak
tersedianya dana yang memamdai, ruang terbatas, tenaga, peralatan bahkan ahli
dalam bidang ini menjadi hambatan untuk membuat pusat penyimpanan rekod. Tetapi
janganlah kekurangan ini jangan dijadikan alasan bahwa kita tidak dapat
membangun pusat penyimpanan rekod. Manajer rekod harus segera memulainya
walaupun masih jauh dari sempurna.
Pusat rekod yang dimaksud dalam
konteks di negara kita dapat disamakan adalah unit kearsipan. Sesuai dengan
penjelasan dalam pasal 3 PP No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip) yang
dimaksud dengan unit kearsipan adalah unit yang bertugas mengarahkan dan
mengendalikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan
kerja). Hal ini juga dijelaskan oleh pasal 17 UU No.8 tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan) bahwa yang dimaksud dengan Unit Kearsipan adalah satuan
kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang
sudah diselesaikan oleh unit pengolah untuk disimpan dan dipelihara.
Apapun yang didefinisikan tentang
pusat penyimpanan rekod, dalam mengembangkannya, ada 4 (empat) faktor yang
harus ditentukan seprti dibawah ini:
1. Apa
yang akan disimpan?
Media rekod
Tingkat kerahasiaan rekod
Jumlah rekod
2. Bagaimana
menyimpannya?
Lingkungan penyimpanan khusus,
kelembaban, suhu atau temperatur ruangan
Ekstra keamanan
3. Tingkat
layanan apa yang akan disediakan?
4. Dimana
akan disimpan?
Tujuan membangun pusat rekod
Apakah arsip
Penyimpanan komersial?
Lantai dasar?
3. Jenis pusat rekod
3.1. Pusat rekod on-site
Pusat rekod yang umum ada di dalam gedung yang sama
di institusi tersebut, lokasi biasanya di lantai dasar gedung. Ruang pusat rekod
di lantai dasar banyaknya rekod tidak menjadi halangan, hanya saja memiliki
kerugian bila ada banjir. Sehingga pusat rekod seperti ini harus difikirkan
perlindungan terhadap bahaya kebakaran, banjir, keamanan dan pencahayaan.
3.2. Pusat rekod off-site
Lokasi pusat rekod diluar gedung tetapi dibawah
operasional lembaga tersebut. Biasanya pusat rekod jenis ini digunakan oleh
institusi yang sangat besar, dimana bila menyimpan rekod di gedungnya
membutuhkan ruang yang sangat besar dan biaya sewa gedung sangat mahal. Faktor
yang harus diperhatikan adalah faktor keamanan dan keteraksesannya.
3.3. Jasa pusat rekod komersial
Komersial pusat rekod
biasanya penitipan penyimpanan rekod
in-aktif organisasi dengan biaya yang cukup mahal, karena organisasi perlu
membayar titipan dan layanan jasa yang dilakukan oleh pusat rekod tersebut.
Jasa ini juga digunakan bila organisasi tidak memiliki ruangan untuk menyimpan
rekod inaktif.
Pusat rekod untuk menyimpan rekod
inaktif karena dari proses penjadwalan atau penyusutan untuk dilakukan
pemindahan. Pemindahan rekod inaktif dari unit kerja digunakan daftar rekod
yang dipindahkan dilampirkan berita acaranya.
Pusat rekod komersial kemungkinan
bersaing dengan off-site pusat rekod,
tetapi tetap pertimbangannya adalah bahwa kebanyakan organisasi kekurangan
penyediaan keamanan, dan faktor ekonomi untuk pengaturan rekod inaktif serta
bila dibandingkan membeli fasilitas, pembelian rak dan pemeliharaan peralatan,
jasa pusat rekod komersial lebih murah dan nyaman. Jasa pusat rekod akan
memberikan beban biaya kepada organisasi tergantung kepada jasa layanan yang
diminta. Jasa layanan yang dapat diberikan oleh pusat rekod komersial adalah :
Pengantaran dan pengambilan rekod
Memasukkan data ke dalam database
Pencarian rekod
Pengantaran rekod yang diperlukan
Fotocopi
Scan, fax dlsb
Pemusnahan rekod
Pembuatan laporan secara
periodik.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan rekod
Apa yang akan disimpan di pusat rekod?
Keputusan yang harus diambil
adalah menyangkut rekod apa yang akan diterima di pusat rekod. Seperti
pertanyaan kertas tetapi bukan buku? Gambar teknik buka foto? Pita magnetik
bukan disket? Setiap bahan atau media tersebut mempunyai kebutuhan kemasan, lingkungan
penyimpanan atau peralatan untuk pemeliharaannya. Apakah semua ini bisa
diperoleh, dipelihara dan dijalankan? Apakah tingkat kerahasiaannya dapat
dijamin? Apakah mungkin anggarannya mencukupi untuk membayar staf keamanan?
Dari hasil survei rekod akan terlihat jumlah perkiraan rekod inaktif per tahun
dan dalam media apa saja.
Bagaimana rekod harus disimpan?
Sebagian
besar rekod non kertas sangat membutuhkan lingkungan yang terkontrol untuk penyimpanan
jangka panjang. Sementara itu banyak juga rekod yang harus segera dimusnahkan,
lainnya mungkin akan dipindahkan ke arsip nasional sebagai arsip statis,
sehingga kondisi lingkungan di tempat penyimpanan harus disesuaikan dengan
media rekodnya. Anda harus mengetahui beberapa kondisi ruang tempat penyimpanan
yang dibutuhkan pada saat ini (kemungkinan saja bis berubah).
Kertas harus disimpan dalam
temperatur lingkungan antara 13-18 derajat celcius, dengan tingkat kelembabab
ruan antara 55-65%;
Mikrofilm harus disimpan dengan
kondisi temperatur ruang penyimpanan antara 15-20 derajat celcius dan
kelembabannya 20-40 %. Juga harus bersih dari debu dan gas yang dikeluarkan
oleh lemari arsip kabinet dan juga gas diazo dari film duplikat;
Slide berwarna membutuhkan ruang
yang gelap, dengan temperatur 18 derajat
celcius dan kelembaban antara 30-35%;
Pita magnetik dan disk
membutuhkan ruang stabil dengan temperatur 20 derajat celcius dan kelembaban
50% serta bebas debu.
Dengan demikian ruangan terpisah
dalam pusat rekod harus mempunyai kondisi lingkungan yang berbeda karena
menyimpan media berbeda, anda harus menghindari penyimpanan rekod dalam ruang
yang sama untuk media rekod yang berbeda. Masalah lain yang juga harus
diperhatikan adalah tentang keamanan rekod. Pengguna sangat mengharapkan bahwa
rahasia atau tidak, rekodnya yang akan disimpan, mereka ingin rekod yang
disimpannya aman dari bahaya api, banjir, rusak bahkan hilang.
Tingkat layanan apa yang diberikan oleh pusat rekod?
Sebuah fasilitas penyimpanan
dapat dengan mudah mengontrol lingkungan dan keamanan gedung, yang mana
departemen atau organisasi ’dialloted”
dalam ruang tertentu. Ruang ini dibagi dalam, dan setiap departemen menangani
areanya sendiri. Departemen mengirim petugasnya untuk menyimpan, mencari dan
memelihara rekodnya. Manajer rekod tidak melakukan apapun selain memelihara lingkungan dan keamanan
gedung. Keuntungan seperti ini adalah sangat murah, hampir membutuhkan staf
administrasi. Kerugiannya adalah sementara menyediakan penyimpanan fisik, tidak
efisien penggunaan ruang, dan manajer tidak, dalam kata lain, memberikan
bantuan ke manajemen rekod. Tetapi, bagaimanapun memberikan lebih langsung
mengawasi dibanding jika departemen tidak memiliki pusat rekod, atau secara
individu kontrak dengan komersial fasilitas pusat rekod.
Sebagian pemilihan pusat rekod
akan memberikan rujukan informasi penuh dan layanan penyimpanan. Dalam hal ini,
fasilitas tertentu adalah aman dan dijalankan secara penuh oleh staf manajemen
rekod. Pengiriman, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penghancuran, dan
pemindahan semuanya dilakukan oleh staf manajemen rekod. Satu departemen
rujukan penuh akan menelusur berkas, dokumen atau tape atas permintaan; atau
akan menelusur informasi di disk atau tape atau membuat laporan.
Keuntungan dari sini, adalah keamanan
yang tinggi untuk informasi, dan mengelolanya sebagai sumber, lebih tinggi
untuk mengeksploitasinya, untuk keuntungan organisasi. Kerugiannya adalah,
kebutuhan yang besar staf berkualitas, kendaraan, perangkat keras dan perangkat
lunak komputer, adalah mahal.
Pusat rekod dapat dilakukan oleh
institusi, pemerintah atau organisasi lain untuk penggunaan sendiri. Seperti,
pusat rekod in-house adalah sangat
penting dalam komponen program manajemen rekod, maka organisasi juga terkadang
melakukan pembayaran dengan kontrak pusat rekod komersial yang memberikan harga
untuk penyimpanan rekodnya. Beberapa organisasi menggunakan penyedia jasa
komersial sebagai tambahan pusat rekodnya khusus untuk jenis rekod atau khusus untuk
wilayah tertentu. Ada tiga pilihan untuk pusat rekod yaitu: pusat rekod on-site
(dalam gedung); fasilitas off-site (diluar gedung) yang dikelola oleh
organisasi dan pusat rekod komersial.
Beberapa kriteria yang menjadi
dasar tingkat layanan karena adanya kebutuhan dan kemampuan organisasi, yaitu:
- Kebutuhan informasi pengguna, apakah rekod masih dibutuhkan sebagai
informasi secara reguler atau memang informasi masih digunakan atau memang
berguna dan lainnya. Hal ini harus ditanyakan ke departemen apakah masih
dibutuhkan?
- Keuntungan ’sharing’ informasi, dalam survei rekod, manajer rekod akan
mengetahui departemen atau bagian mana yang akan mempunyai rekod duplikat.
- Biaya, layanan penyimpanan pusat rekod harus jelas menguntungkan
pengguna
- Ketersediaan staf yang berkualitas, dibutuhkan staf yang berkualitas.
Dimana akan disimpan?
Untuk menentukan dimana rekod akan disimpan,
manajer rekod dalam memilih harus mempertimbangkan hal-hal berikut, dibawah
ini:
Media – apakah tempat penyimpanan
dapat menerima semua jenis media rekod?
Jumlah – adalah hal yang lebih
penting mudah untuk tempat yang besar untuk menyimpan semua rekod?
Keamanan – apakah keamanan lebih
penting dibanding yang lain?
Lingkungan – atau lingkungan yang
sesuai , untuk memungkinkan kelangsungan hidup rekod, lebih penting?
Layanan- akhirnya, kualitas dan
jumlah layanan rujukan menjadi perhatian primer.
Sumber: pacegondes.blogspot.com/2013/04/manajemen-rekod-aktif.html
